מהי חשבונית ירוקה דיגיטלית ולמה היא כדאית לבעלי עסקים 

ניהול עסק בזווית הפיננסית שלו, מחייב הקפדה על סדר, ארגון ומעקב שוטף אחר הכנסות והוצאות. התנהלות עסקית שאינה מספיק יעילה גורמת לא פעם לטעויות, שניתן היה למנוע אם רק היינו עובדים בצורה יותר מסודרת. העולם הדיגיטלי באינטרנט נחלץ כאן לעזרתנו ומאפשר שימוש בשירות של הפקת חשבונית ירוקה דיגיטלית.

בעידן בו יותר ויותר בעלי עסקים זונחים את הפנקסים לטובת חשבוניות דיגיטליות און ליין, אז מה זה חשבונית ירוקה דיגיטלית? אילו דברים ניתן לעשות במסגרת שירות זה וגם כיצד היא יכולה לתרום לנראות שלנו מול הלקוחות?

חשבונית ירוקה דיגיטלית - מה זה אומר בכלל?

חשבונית ירוקה דיגיטלית היא שירות המוצע על ידי חברות אינטרנט שונות המתמחות בכך, המאפשר הנהלת חשבונות ממוחשב באופן עצמאי. שירות זה מאפשר באמצעות מערכת ייעודית, שליחה של חשבוניות ירוקות באינטרנט ללקוח, כמו גם מסמכים אלקטרונים נוספים המשמשים לעבודה העסקית השוטפת (כדוגמת קבלות, תעודות משלוח או הזמנות עבודה). המערכת מבצעת את השליחה ללקוח באמצעים וירטואליים (אימייל, הודעת טקסט) ומבלי לעשות שימוש בנייר – ומכאן שמה. ניתן לעקוב אחר מסמכים אלקטרונים שנשלחו, לוודא שהלקוח קיבל אותם ולשמור תיעוד של כל מסמך אלקטרוני בצורה ממוחשבת.

הפקת חשבוניות ירוקות ופונקציות נוספות

הפעולה של הוצאת חשבונית ירוקה דיגיטלית היא אחת מהפונקציות שמציעה מערכת מסוג זה. למעשה, באמצעות מערכות להפקת חשבונית ירוקה דיגיטלית ניתן לשלוח חשבונית זיכוי, דרישות תשלום, חשבונות עסקה, תעודת משלוח, טופס הזמנת עבודה ועוד. כל מערכת הנהלת חשבונות מציעה סט שלם של שירותים דיגיטליים שניתן לבצע דרכה, כאשר הפעולות הבסיסיות יהיו לרוב הפקת חשבונית מס, קבלות וחשבונית מס/קבלה.

שירותים דיגיטליים להפקת חשבוניות כמו גם מסמכים אלקטרונים אחרים, מאפשרים תחת קורת גג אחת לנהל מגוון של פעולות שוטפות של העסק. לא רק חברות גדולות או עסקים ותיקים יכולים לעשות שימוש בשירות זה, אלא גם עסקים קטנים ייהנו מהשימוש ומהסדר שייכנס אל שגרת הניהול העסקי שלהם.

כל הסיבות שבעלי עסקים צריכים לבחור בחשבונית ירוקה דיגיטלית

למען הסביבה, למען המיתוג העסקי או למען הכיס – הנה כמה מהיתרונות שבשימוש בחשבונית ירוקה דיגיטלית:

לא סתם היא ירוקה: השם נגזר מהיתרון המהותי של השירות - העובדה שהשימוש בה הוא יותר ידידותי לסביבה וחוסך שימוש בפנקסי נייר מזהמים. נסו לחשב כמה פנקסי נייר וניירות שונים יכולים היו להיחסך בשימוש בחשבונית דיגיטלית און ליין.

מיתוג: חשבונית ירוקה דיגיטלית נשלחת עם לוגו העסק ופרטיו בצורה מסודרת ואחידה. הדבר תורם בהחלט למיתוג של העסק כרציני ומתקדם בעידן המודרני.

יעילות היא שם המשחק: אנו שואפים להיות יותר יעילים בעבודתנו כל העת. הוצאת חשבונית ירוקה דיגיטלית מוסיפה סדר וארגון לניהול העסק. כאשר כל הנתונים הפיננסיים ממוחשבים – יותר קל לשמור על הסדר וגם לעקוב בצורה יעילה אחר פרויקטים ותשלומים.

מספר פונקציות תחת קורת גג אחת: מערכות להפקת חשבונית ירוקה דיגיטלית מאפשרות גם הפקתם של מסמכים אלקטרונים שונים כדוגמת הזמנת עבודה, תעודת משלוח ועוד. כאשר הכל מופק מאותו המקור, אין צורך להשתמש במספר פנקסים שונים לתיעוד כל פעולה שבוצעה וכך ניתן להימנע מטעויות ושגיאות. חלק מהמערכות גם מספקות אפליקציה למכשירים ניידים, על מנת לאפשר הוצאת חשבונית ירוקה דיגיטלית גם כשאינכם במשרד ולמעשה מכל מקום.

חיסכון בהוצאות: עבור מי שעוד לא עבר לשימוש בחשבוניות ירוקות דיגיטליות, נדמה שההוצאות החודשיות על דיוור הן זניחות. למעשה – בולים, מעטפות, דואר רשום, כל אלו מסתכמים ללא מעט כסף, שנחסך באמצעות שימוש באמצעים דיגיטליים אלה.

לסיכום

חשבונית ירוקה דיגיטלית נוצרת במערכת באינטרנט להפקת חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר, הזמנות, תעודות משלוח, הזמנות רכש ועוד. חשבונית ירוקה דיגיטלית מאפשרת לעצמאים, פרילאנסרים, עמותות וחברות, הפקת חשבוניות ממוחשות מעוצבות מכל מחשב המחובר לרשת, ללא צורך בהתקנת התוכנה על מחשבכם. אפשר לבחור עיצוב לחשבונית הווירטואלית מתוך העיצובים הקיימים, להוסיף לוגו וחתימה של העסק.

תהליך הפקת המסמכים האלקטרונים הופך להיות קל, נוח וטוב לסביבה בעזרת חשבונית ירוקה דיגיטלית: הפקת מסמכים אלקטרונים מתוך מסמכים קיימים, שכפול מסמכים, ניהול מעקב אחר התשלומים, גרף הכנסות, דוחות להנהלת חשבונות, דו?ח לקוחות חייבים ועוד.

כל החשבוניות האלקטרוניות נשלחות באימייל הן אליכם והן ללקוחות שלכם, אין צורך במעטפות ובולים. במידת הצורך ניתן להדפיס את החשבונית הירוקה ולהעביר ללקוח, אך אנו מקווים לשימוש מועט באפשרות זו לשמירה על איכות הסביבה והפחתה בשימוש בנייר מזהם.